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横書き縦書きの使い分け……ビジネスレターつまり取引文書では横書きが一般的で、社交儀礼文書には縦書きにするのがふつうである。
なお、社交儀礼文書では上の基本型を用いず、ふつうの手紙文の型に準じて書く。
前付け……後日の証拠となる文書番号、日付を冒頭に掲げる。
次に受信者名を掲げ、その下に発信者名を書いて責任を明らかにする。
以上で、「いつ」「だれから」「だれに」出したレターであるかが一目瞭然となる。
件名……用件がただちにわかる見出しのことで、標題ともいわれる。
たとえば「○○の連絡について」「○○のご案内」というように、一読して内容の予測がつくようにする。
標題の下から頭語および前文のあいさつを記し、主文には用件の趣旨を述べ、最後に末文のあいさつを添え、結語を置く。
箇条書き……“以下に用件の要点を書き並べるやり方である。
ビジネスの用件は儀礼の場合と違い多岐にわたる。
これを文章にしてしまうとわかりにくいし誤解を招く。
上の主文では用件の趣旨だけを述べ、具体的な内容はすべで記”以下に箇条書きにするのがビジネスレターと他の手紙の違いである。
付記……“追って書き”ともいい、主文や箇条書きに入れる内容ではないが、特に念を押しておきたいことがらを述べたり、同封物の名称や部数を明記し、相手の注意を促すねらいで書く。
まず基本をマスター……以上がビジネスレターの基本的フォームである。
個々の書き方については先例にならったり、専門書から学んだりするのもよいが、型の基本とねらいについてよく覚えておきたい。
「拝啓」が一般的……人の家を訪ねるときの「ごめんください」が頭語で、レターの場合は必ずつけるのが礼儀である。
一般の往信の場合は「拝啓」、よりていねいな社交儀礼文の場合は「謹啓」とする。
同じ意味で「粛啓」「啓上」などもあるが、私信以外にはあまり用いない。
「前略」はすぐ用件に入る……前文省略の意で書き出すときは「前略」とする。
これはお互いよく知りあっている間柄とか、用件の引き続いている場合にのみ用い、初めての相手に出す文書に用いるのは失礼。
また、前略と書いたあとにあいさつ文を書くのは誤り。
このあとすぐ用件に入る。
同じ意味で「略啓」「冠省」などもあるが、一般的ではない。
その他の頭語……このほか、同じ用件の発信を二度重ねるときは「再啓」、返信の場合は「拝復」、急いでいる場合は「急啓」などを用いる。
いずれも「前略」に似た趣旨で、すぐ用件に入ってよいが、初めての相手には用いない。
頭語と結語の対応……一般的な語は「敬具」で、改まった場合には「敬白」、「謹白」などの語を用いる。
頭語が「前略」、「略啓」、「冠省」などの場合に限って「草々」を用いる。
「草々」は「拝啓」や「謹啓」に対して用いてはいけない。
頭語が「拝啓」で結語が「草々」となっている例を見かけるがこれは誤りで失礼になる。
「前略……敬具」も不可。
頭語＋あいさつ＝前文……前文では、頭語のあとにあいさつの言葉を述べる。
たとえば、次の文では３種のあいさつの句を述べている。
拝啓①陽春の候②貴社ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
③日ごろはひとかたならぬご厚情を賜わり、まことにありがとうございます。
①は時候のあいさつ……「新春の候」、「初夏の候」など、漢語のきまり文句がある。
これに代わるものとして「寒さことのほか厳しき折から……」など、和文調のあいさつのきまり文句もある。
ケースバイケースでどちらかを用いる。
②は安否のあいさつ……これにもいくつかのきまり文句があり、ビジネスレターでは欠かせない。
心をこめ形式を重んずる……ビジネスレター(取引文)は一定の型に従い、簡潔平明な文を書けばよいが、社交儀礼文は日常的なものではないので、より心をこめ、よりていねいに書く。
まず形式を重んずる。
書き方のマナーに注意……社交儀礼のレターには、披露あいさつ状、案内招待状、祝賀礼状、見舞哀悼状などがある。
その多くは会社名や会社の責任者名で出されるもので、担当部署以外は直接書く機会が少ないが、作成を命ぜられたら、特に書き方のマナーに気をつける。
型に入って型を出る……この種のレターには、それぞれのケースによる書き方の形式があり、言いまわしのパターンがある。
また、実物の見本や専門書に例文も多くあり、比較的まねしやすい。
しかしまねできるのは主として形式の部分で、心をこめた文を書くには、すべてをまねしてよいはずがない。
適切な敬語で……すべての社外文書にあてはまることであるが、レターは会社の信用やイメージを作るので、言葉づかいに気をつける。
敬語は常識であるが、その敬語が省略されるのはもとより、過度になってもいけない。
過不足のない敬語を誤りなく用いる。
尊敬語と謙譲語を混同するな……敬語には、「行く」を「いらっしゃる」、「来る」を「おいでになる」、「見る」を「ごらんになる」など、言い換えによる尊敬語があるので、それらをしっかり覚えておく。
一方、「行く」を「うかがう、まいる」、「見る」を「拝見する」などの謙譲語もあるので、この使い分けをきちんとする。
よく「係におうかがいしてください」など、尊敬語を用いるべきところに謙譲語を用いてぃる例を見かけるが注意したい。
形式的表現も必要……社交儀礼文には「ご高配を賜わり」「ご来臨を賜わりたく」など、一見古めかしい言いまわしが用いられるが、もっと平易な言いまわしがよい場合もある。
しかし全体の文面から見て、このような形式的な言いまわしがふさわしく、またそうしなくてはならない場合もある。
書簡用語に慣れる……頭から古いときめつけないで、書簡用語といってレター独特の言いまわしであることを理解し、使い慣れるようにする。
慣れればこのような言い表わし方のほうが書きやすい。
拝啓新涼の候ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
さて、このたび貴社におかれましては、創業5０周年を迎えられたとの由、衷心よりお祝い申しあげます。
ご創業以来、厳しい経済情勢のなかで常に不動の地位を占められ、業界の手本としてのご活躍は、敬服のいたりに存じます。
今後もますますご発展ご躍進なさることをご期待申しあげます。
まずは略儀ながら、書中をもってお祝い申しあげます。
敬具。
あて名の誤字は弁解の余地なし……もし、手紙のあて名にまちがいがあったら、あとがいくら立派に書いてあっても失格である。
“岩田”と書くべき姓を“石田”と書くような誤字は弁解の余地がない。
まちがえやすい同音異字……よくあるまちがいは、“良雄”と書くべき名前を同音の“良夫”と書くなどの例である。
その手紙を受け取った人は、自分のことだとわかっても非常に不愉快になる。
中にはその手紙を突き返す人や、返事を書かない人もいる。
取り返しのつかない失敗となる例がある。
姓名はご本人の用いる字体で……また、本人が必ず旧字体の“廣田”を用いているのに“広田”と常用字体で書くのも失礼である。
こういう人に対しては、少なくとも手書きの場合は旧字体で書く。
本人が常用字体を用いている場合や、どちらでも気にしないという人には、むろん常用字体でよい。
住所、肩書き等も、名刺と照合しながら書くべきだが、さらに、その後変更がないかどうかも確かめて書くようにしたい。
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なお、社交儀礼文書では上の基本型を用いず、ふつうの手紙文の型に準じて書く。
前付け……後日の証拠となる文書番号、日付を冒頭に掲げる。
次に受信者名を掲げ、その下に発信者名を書いて責任を明らかにする。
以上で、「いつ」「だれから」「だれに」出したレターであるかが一目瞭然となる。
件名……用件がただちにわかる見出しのことで、標題ともいわれる。
たとえば「○○の連絡について」「○○のご案内」というように、一読して内容の予測がつくようにする。
標題の下から頭語および前文のあいさつを記し、主文には用件の趣旨を述べ、最後に末文のあいさつを添え、結語を置く。
箇条書き……“以下に用件の要点を書き並べるやり方である。
ビジネスの用件は儀礼の場合と違い多岐にわたる。
これを文章にしてしまうとわかりにくいし誤解を招く。
上の主文では用件の趣旨だけを述べ、具体的な内容はすべで記”以下に箇条書きにするのがビジネスレターと他の手紙の違いである。
付記……“追って書き”ともいい、主文や箇条書きに入れる内容ではないが、特に念を押しておきたいことがらを述べたり、同封物の名称や部数を明記し、相手の注意を促すねらいで書く。
まず基本をマスター……以上がビジネスレターの基本的フォームである。
個々の書き方については先例にならったり、専門書から学んだりするのもよいが、型の基本とねらいについてよく覚えておきたい。
「拝啓」が一般的……人の家を訪ねるときの「ごめんください」が頭語で、レターの場合は必ずつけるのが礼儀である。
一般の往信の場合は「拝啓」、よりていねいな社交儀礼文の場合は「謹啓」とする。
同じ意味で「粛啓」「啓上」などもあるが、私信以外にはあまり用いない。
「前略」はすぐ用件に入る……前文省略の意で書き出すときは「前略」とする。
これはお互いよく知りあっている間柄とか、用件の引き続いている場合にのみ用い、初めての相手に出す文書に用いるのは失礼。
また、前略と書いたあとにあいさつ文を書くのは誤り。
このあとすぐ用件に入る。
同じ意味で「略啓」「冠省」などもあるが、一般的ではない。
その他の頭語……このほか、同じ用件の発信を二度重ねるときは「再啓」、返信の場合は「拝復」、急いでいる場合は「急啓」などを用いる。
いずれも「前略」に似た趣旨で、すぐ用件に入ってよいが、初めての相手には用いない。
頭語と結語の対応……一般的な語は「敬具」で、改まった場合には「敬白」、「謹白」などの語を用いる。
頭語が「前略」、「略啓」、「冠省」などの場合に限って「草々」を用いる。
「草々」は「拝啓」や「謹啓」に対して用いてはいけない。
頭語が「拝啓」で結語が「草々」となっている例を見かけるがこれは誤りで失礼になる。
「前略……敬具」も不可。
頭語＋あいさつ＝前文……前文では、頭語のあとにあいさつの言葉を述べる。
たとえば、次の文では３種のあいさつの句を述べている。
拝啓①陽春の候②貴社ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
③日ごろはひとかたならぬご厚情を賜わり、まことにありがとうございます。
①は時候のあいさつ……「新春の候」、「初夏の候」など、漢語のきまり文句がある。
これに代わるものとして「寒さことのほか厳しき折から……」など、和文調のあいさつのきまり文句もある。
ケースバイケースでどちらかを用いる。
②は安否のあいさつ……これにもいくつかのきまり文句があり、ビジネスレターでは欠かせない。
心をこめ形式を重んずる……ビジネスレター(取引文)は一定の型に従い、簡潔平明な文を書けばよいが、社交儀礼文は日常的なものではないので、より心をこめ、よりていねいに書く。
まず形式を重んずる。
書き方のマナーに注意……社交儀礼のレターには、披露あいさつ状、案内招待状、祝賀礼状、見舞哀悼状などがある。
その多くは会社名や会社の責任者名で出されるもので、担当部署以外は直接書く機会が少ないが、作成を命ぜられたら、特に書き方のマナーに気をつける。
型に入って型を出る……この種のレターには、それぞれのケースによる書き方の形式があり、言いまわしのパターンがある。
また、実物の見本や専門書に例文も多くあり、比較的まねしやすい。
しかしまねできるのは主として形式の部分で、心をこめた文を書くには、すべてをまねしてよいはずがない。
適切な敬語で……すべての社外文書にあてはまることであるが、レターは会社の信用やイメージを作るので、言葉づかいに気をつける。
敬語は常識であるが、その敬語が省略されるのはもとより、過度になってもいけない。
過不足のない敬語を誤りなく用いる。
尊敬語と謙譲語を混同するな……敬語には、「行く」を「いらっしゃる」、「来る」を「おいでになる」、「見る」を「ごらんになる」など、言い換えによる尊敬語があるので、それらをしっかり覚えておく。
一方、「行く」を「うかがう、まいる」、「見る」を「拝見する」などの謙譲語もあるので、この使い分けをきちんとする。
よく「係におうかがいしてください」など、尊敬語を用いるべきところに謙譲語を用いてぃる例を見かけるが注意したい。
形式的表現も必要……社交儀礼文には「ご高配を賜わり」「ご来臨を賜わりたく」など、一見古めかしい言いまわしが用いられるが、もっと平易な言いまわしがよい場合もある。
しかし全体の文面から見て、このような形式的な言いまわしがふさわしく、またそうしなくてはならない場合もある。
書簡用語に慣れる……頭から古いときめつけないで、書簡用語といってレター独特の言いまわしであることを理解し、使い慣れるようにする。
慣れればこのような言い表わし方のほうが書きやすい。
拝啓新涼の候ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
さて、このたび貴社におかれましては、創業5０周年を迎えられたとの由、衷心よりお祝い申しあげます。
ご創業以来、厳しい経済情勢のなかで常に不動の地位を占められ、業界の手本としてのご活躍は、敬服のいたりに存じます。
今後もますますご発展ご躍進なさることをご期待申しあげます。
まずは略儀ながら、書中をもってお祝い申しあげます。
敬具。
あて名の誤字は弁解の余地なし……もし、手紙のあて名にまちがいがあったら、あとがいくら立派に書いてあっても失格である。
“岩田”と書くべき姓を“石田”と書くような誤字は弁解の余地がない。
まちがえやすい同音異字……よくあるまちがいは、“良雄”と書くべき名前を同音の“良夫”と書くなどの例である。
その手紙を受け取った人は、自分のことだとわかっても非常に不愉快になる。
中にはその手紙を突き返す人や、返事を書かない人もいる。
取り返しのつかない失敗となる例がある。
姓名はご本人の用いる字体で……また、本人が必ず旧字体の“廣田”を用いているのに“広田”と常用字体で書くのも失礼である。
こういう人に対しては、少なくとも手書きの場合は旧字体で書く。
本人が常用字体を用いている場合や、どちらでも気にしないという人には、むろん常用字体でよい。
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